Tất tần tật về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Dễ dàng lưu trữ và tra cứu

Tăng tính chính xã và tránh sai sót

Tuân thủ đúng quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử

Bảo vệ môi trường

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với Cơ quan thuế

• Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp việc quản lý hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn hoạt động bán hàng của đơn vị kinh doanh.
• Minh bạch trong hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp khai báo thiếu trung thực, thiếu trung thực của doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với đơn vị kinh doanh

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hóa đơn, văn bản pháp luật bằng cách trực tiếp xử lý các lỗi giao dịch xảy ra khi cài đặt phần mềm tại quầy tính tiền của đơn vị. Phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền theo quy định của cơ quan thuế.
• Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp cho các đơn vị kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ được xác định là chi phí bằng tiền thu, có đủ chứng từ, chứng từ xác nhận nghĩa vụ thuế;
• Các đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tạo ra để giúp các giao dịch của khách hàng minh bạch và thuận tiện hơn, từ đó tăng lợi nhuận khi sử dụng dịch vụ.

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

• Nhận dạng hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không yêu cầu chữ ký số
• Các khoản thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua từ máy tính tiền qua hóa đơn (hoặc bản sao hóa đơn hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế) được coi là chi phí nếu có đủ hóa đơn, chứng từ pháp lý tại thời điểm liên quan khi xác định nghĩa vụ thuế.

Quy định mới 2025 về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 232/2025/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng HĐĐT nếu đáp ứng điều kiện doanh thu hoặc theo yêu cầu cơ quan thuế.

• Mọi giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải xuất hóa đơn điện tử và thanh toán qua ngân hàng.

• Hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý, dễ tra cứu và lưu trữ an toàn.

  

Từ ngày 10/10/2025, mua bán vàng từ 20 triệu phải chuyển khoản (Nghị định 232/2025/NĐ-CP)

Điều kiện áp dụng xuất hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền

• Đơn vị có đầy đủ các phương tiện điện tử như chữ ký số, đăng ký và giải quyết các giao dịch thuế điện tử cần thiết để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.
• Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, e-mail;
• Thiết bị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế;

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có mã định danh theo quy định
• Trên hóa đơn không cần chữ ký số cho việc thanh toán này.
• Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao hóa đơn hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế về hóa đơn) khởi tạo từ máy tính tiền được coi là chi phí có đủ hóa đơn và các văn bản pháp luật khi được cơ quan Kho bạc Chính phủ xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp nhỏ.
• Theo quy định, dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ để hạch toán doanh thu bán hàng và báo cáo thuế GTGT.
• Trường hợp công ty vi phạm, không chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm in hóa đơn tự động sang sổ cái tổng hợp để báo cáo thuế (ví dụ: thiếu thu nhập để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý các quy định của pháp luật về thuế.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. (Theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế).
• Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục b khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục c khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng. (Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của cơ quan quản lý thuế, mã số người bán: Chủ doanh nghiệp phải ghi đúng tên, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế như trên các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký bất động sản thương mại, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo ấn định thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã
• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (thông tin bao gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán
• Trường hợp tổ chức, công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải bao gồm giá bán chưa có thuế VAT, thuế suất GTGT, số thuế GTGT, ghi rõ tổng số tiền phải nộp có thuế GTGT….
• Ngày lập hóa đơn
• Mã cơ quan thuế (trong đó mã số giao dịch là một chuỗi được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin người bán cung cấp trên hóa đơn).

Trách nhiệm của người xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

• Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu về cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế có thẩm quyền theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập từ máy tính tiền có mã cơ quan thuế theo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78.
• Đảm bảo dãy ký tự áp dụng được cơ quan thuế ấn định khi tạo hóa đơn điện tử có mã CQT được tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu về CQT một cách liên tục, rõ ràng.
• Đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền được chuyển đến cổng thông tin cơ quan thuế điện tử vào ngày lập hóa đơn.
• Dữ liệu được truyền qua công ty nhận và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện theo quy định và được Tổng cục Thuế thẩm định, công nhận.

Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được áp dụng khi nào?

Đối tượng nào cơ quan thuế yêu cầu phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn
• Mã số thuế
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…))
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in)
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in)
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử)
• Ngày lập Thông báo phát hành
• ‘Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Máy tính tiền có được xem là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp không?

• Máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống. Nhiều thiết bị điện tử được kết hợp bằng phần mềm bán hàng với các chức năng thông dụng như: máy tính tiền, nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng, dữ liệu bán hàng, in hóa đơn, truy vấn giao dịch, dịch báo cáo xuất kho, v.v.
• Máy tính tiền kết nối điện tử truyền dữ liệu theo tiêu chuẩn định dạng cho cơ quan thuế thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ tiếp nhận, truyền tải và lưu trữ dữ liệu điện tử.

Tôi có thể gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế bằng cách nào?

• Trực tiếp tại Cơ quan thuế;
• Hoặc gửi qua đường bưu điện;
• Hoặc gửi hồ sơ điện tử qua cổng thông tin cơ quan thuế.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền hay không? Trong trường hợp nào thì được sử dụng song song như vậy?

Máy tính tiền ngành vàng bạc đá quý khởi tạo hóa đơn điện tử – TivaCloud

Tổng kết