Chính sách bảo mật | Phần Mềm Vàng

(Áp dụng cho Phần Mềm Vàng và TivaCloud)

Cập nhật lần cuối: 15/06/2026

1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Chính sách bảo mật này nhằm giải thích rõ cách CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM VÀNG (có tên cũ là CÔNG TY TNHH TM & DV TIN HỌC PHẦN MỀM VÀNG, “Chúng tôi”) thu thập, lưu trữ, sử dụng và bảo vệ thông tin của Người dùng trong quá trình cung cấp và vận hành dịch vụ.

Chính sách này áp dụng đối với:

Phần Mềm Vàng (phiên bản cài đặt – offline)
TivaCloud (phiên bản nền tảng điện toán đám mây – cloud)
Các dịch vụ, tiện ích và hoạt động hỗ trợ liên quan

Chúng tôi cam kết xử lý thông tin dựa trên các nguyên tắc:
Minh bạch – Cần thiết – An toàn – Tôn trọng quyền kiểm soát của Người dùng.

2. Các loại thông tin Chúng tôi có thể thu thập, lưu trữ hoặc xử lý

Tùy theo sản phẩm, hình thức triển khai (Offline hoặc Cloud) và phạm vi sử dụng dịch vụ, Chúng tôi có thể xử lý các nhóm thông tin sau:

2.1. Thông tin tài khoản và liên hệ

Bao gồm các thông tin do Người dùng cung cấp khi đăng ký, kích hoạt hoặc sử dụng sản phẩm, dịch vụ, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Họ và tên;
Số điện thoại;
Địa chỉ thư điện tử (Email);
Thông tin doanh nghiệp, cửa hàng hoặc tổ chức;
Các thông tin liên hệ cần thiết khác.

Các thông tin này được sử dụng để thiết lập tài khoản, cung cấp dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

2.2. Dữ liệu vận hành

Dữ liệu vận hành là các dữ liệu phát sinh trong quá trình Người dùng sử dụng phần mềm, bao gồm nhưng không giới hạn ở dữ liệu giao dịch, hàng hóa, tồn kho, khách hàng, hóa đơn, chứng từ, báo cáo và các dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý kinh doanh.

Việc xử lý dữ liệu vận hành phụ thuộc vào hình thức triển khai sản phẩm:

Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline): Việc tiếp cận dữ liệu (nếu có) chỉ xảy ra khi Người dùng chủ động yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật và cho phép Chúng tôi truy cập hoặc cung cấp dữ liệu theo quy định tại Chính sách này.
Đối với TivaCloud (Cloud): Dữ liệu vận hành được lưu trữ và xử lý trên hạ tầng do Chúng tôi quản lý nhằm cung cấp, duy trì và bảo đảm hoạt động của dịch vụ theo thỏa thuận với Người dùng.

2.3. Dữ liệu kỹ thuật

Trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, Chúng tôi có thể xử lý một số dữ liệu kỹ thuật cần thiết để vận hành hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin và hỗ trợ Người dùng, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Thông tin thiết bị;
Phiên bản phần mềm;
Nhật ký hệ thống (Log);
Các thông tin kỹ thuật cần thiết khác.

Dữ liệu kỹ thuật được sử dụng nhằm phục vụ việc vận hành, giám sát, bảo trì, nâng cấp hệ thống, xử lý sự cố và tăng cường an toàn, bảo mật của sản phẩm, dịch vụ.

3. Phạm vi thu thập và tiếp cận dữ liệu

3.1. Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản offline)

Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline) được cài đặt và vận hành trên máy tính hoặc hệ thống nội bộ do Người dùng quản lý. Theo đó:

Toàn bộ dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm (bao gồm nhưng không giới hạn ở dữ liệu giao dịch, hàng hóa, khách hàng, sổ sách kế toán và các dữ liệu kinh doanh khác) được lưu trữ trực tiếp trên thiết bị hoặc hạ tầng do Người dùng quản lý.
Chúng tôi không thu thập, không lưu trữ, không đồng bộ và không duy trì bản sao dữ liệu vận hành của Người dùng trên hệ thống của Công ty.
Chúng tôi không có quyền truy cập vào dữ liệu của Người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm, trừ trường hợp Người dùng chủ động yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật và tự nguyện cung cấp hoặc cấp quyền truy cập.
Trong trường hợp được Người dùng cho phép tiếp cận dữ liệu để hỗ trợ kỹ thuật, việc tiếp cận chỉ giới hạn trong phạm vi cần thiết nhằm xử lý sự cố, hướng dẫn sử dụng hoặc thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu của Người dùng.
Sau khi hoàn thành việc hỗ trợ, mọi dữ liệu do Người dùng cung cấp cho mục đích hỗ trợ kỹ thuật nếu có sẽ được xóa khỏi hệ thống lưu trữ tạm thời của Chúng tôi theo quy trình nội bộ.

3.2. Đối với TivaCloud (Cloud)

Đối với nền tảng Cloud, dữ liệu của Người dùng được lưu trữ và xử lý trên hạ tầng do Chúng tôi quản lý nhằm cung cấp, duy trì và vận hành dịch vụ theo thỏa thuận với Người dùng, bao gồm:

Đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng và đồng bộ dữ liệu trên hệ thống;
Thực hiện lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết;
Bảo đảm tính ổn định, an toàn và liên tục của dịch vụ;
Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, nâng cấp và khắc phục sự cố theo yêu cầu hoặc trong phạm vi cần thiết để duy trì hoạt động của hệ thống.

Chúng tôi chỉ thu thập, lưu trữ, xử lý và sử dụng dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận với Người dùng và tuân thủ quy định của pháp luật.

4. Mục đích sử dụng thông tin

Thông tin của Người dùng được sử dụng cho các mục đích chính sau:

Cung cấp, vận hành và duy trì dịch vụ;
Hỗ trợ kỹ thuật, xử lý sự cố và tư vấn sử dụng;
Nâng cấp, cải tiến tính năng và tối ưu trải nghiệm người dùng;
Đảm bảo an toàn hệ thống và phát hiện các rủi ro kỹ thuật.

Chúng tôi không sử dụng dữ liệu của Người dùng cho mục đích thương mại hóa, bán lại hoặc khai thác nhằm cạnh tranh với hoạt động kinh doanh của Người dùng, trừ khi có sự đồng ý của Người dùng hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

5. Xử lý dữ liệu ở dạng tổng hợp và không định danh (chỉ áp dụng đối với TivaCloud)

Nội dung quy định tại mục này chỉ áp dụng đối với dịch vụ TivaCloud (Cloud), nơi dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên hạ tầng do Chúng tôi quản lý. Quy định này không áp dụng đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline).

Trong quá trình vận hành, bảo trì và cải tiến dịch vụ TivaCloud, Chúng tôi có thể xử lý một số dữ liệu ở dạng tổng hợp, không định danh và không thể truy ngược để xác định một Người dùng hoặc tổ chức cụ thể.

Việc xử lý dữ liệu này nhằm các mục đích sau:

Đánh giá hiệu suất và mức độ ổn định của hệ thống;
Phát hiện, phân tích và khắc phục lỗi kỹ thuật;
Nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu năng và trải nghiệm sử dụng;
Phục vụ công tác thống kê, nghiên cứu và cải tiến sản phẩm.

Các dữ liệu được sử dụng cho mục đích phân tích được xử lý ở dạng tổng hợp, không định danh và không được sử dụng để đánh giá, phân tích hoặc xây dựng hồ sơ đối với từng Người dùng cụ thể.

6. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

6.1. Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline)

Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline), dữ liệu được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống do Người dùng quản lý. Do đó:

Chúng tôi không quản lý hạ tầng lưu trữ dữ liệu của Người dùng.
Người dùng chịu trách nhiệm quản lý thiết bị, phân quyền sử dụng, thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp đối với hệ thống của mình.
Chúng tôi chỉ chịu trách nhiệm bảo mật đối với các dữ liệu mà Người dùng chủ động cung cấp cho mục đích hỗ trợ kỹ thuật theo quy định tại Chính sách này.
Người dùng cũng có trách nhiệm bảo mật tài khoản, mật khẩu, thiết bị truy cập và thực hiện sao lưu dữ liệu theo khuyến nghị của Chúng tôi. Chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại phát sinh từ việc Người dùng không thực hiện các biện pháp bảo mật hợp lý hoặc để lộ thông tin đăng nhập do lỗi của mình.

6.2. Đối với TivaCloud (Cloud)

Đối với dịch vụ TivaCloud, Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu của Người dùng trong quá trình lưu trữ, xử lý và truyền tải, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Kiểm soát và phân quyền truy cập;
Xác thực người dùng và quản lý tài khoản;
Giám sát hoạt động hệ thống;
Sao lưu dữ liệu định kỳ;
Áp dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro kỹ thuật;
Bảo trì, cập nhật và nâng cao các giải pháp bảo mật.

Các biện pháp trên nhằm hạn chế tối đa nguy cơ truy cập trái phép, mất mát, sửa đổi hoặc rò rỉ dữ liệu.

Mặc dù Chúng tôi luôn nỗ lực áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp, không có hệ thống công nghệ thông tin nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi trường hợp. Trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài khả năng kiểm soát hợp lý, Chúng tôi sẽ triển khai các biện pháp cần thiết nhằm hạn chế thiệt hại, khắc phục sự cố và thông báo cho Người dùng theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.

7. Chia sẻ và cung cấp thông tin

Chúng tôi tôn trọng quyền riêng tư của Người dùng và không bán, chuyển nhượng, trao đổi hoặc cung cấp dữ liệu của Người dùng cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ các trường hợp được quy định tại Chính sách này hoặc theo quy định của pháp luật.

Việc chia sẻ hoặc cung cấp thông tin chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:

Có sự đồng ý hoặc yêu cầu của Người dùng.
Phục vụ việc cung cấp dịch vụ, bao gồm việc tích hợp với các hệ thống, nền tảng hoặc đối tác kỹ thuật cần thiết để triển khai các tính năng mà Người dùng lựa chọn sử dụng (ví dụ: dịch vụ gửi email, tin nhắn, ZNS, hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử hoặc các dịch vụ tích hợp khác). Trong các trường hợp này, Chúng tôi chỉ chia sẻ phạm vi thông tin cần thiết và yêu cầu các bên liên quan thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp.
Phục vụ việc vận hành hạ tầng kỹ thuật, bao gồm các đơn vị cung cấp dịch vụ máy chủ, trung tâm dữ liệu, lưu trữ đám mây hoặc các dịch vụ công nghệ thông tin khác tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ của Chúng tôi. Các đơn vị này chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Chúng tôi và có nghĩa vụ bảo mật theo thỏa thuận giữa các bên.
Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc để thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Chúng tôi, Người dùng hoặc bên thứ ba trong trường hợp cần thiết nhằm phòng ngừa, phát hiện hoặc xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, gian lận, xâm nhập trái phép hoặc các hành vi gây ảnh hưởng đến an toàn của hệ thống.

Trong mọi trường hợp, Chúng tôi chỉ chia sẻ thông tin trong phạm vi tối thiểu cần thiết, phù hợp với mục đích xử lý và áp dụng các biện pháp hợp lý nhằm bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu.

Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline), do Chúng tôi không lưu trữ dữ liệu vận hành của Người dùng trong điều kiện sử dụng thông thường, việc chia sẻ dữ liệu chỉ có thể phát sinh khi Người dùng chủ động cung cấp dữ liệu hoặc cho phép Chúng tôi tiếp cận dữ liệu để hỗ trợ kỹ thuật hoặc thực hiện các dịch vụ theo yêu cầu của Người dùng.

8. Quyền của Người dùng đối với dữ liệu

Chúng tôi tôn trọng và tạo điều kiện để Người dùng thực hiện các quyền đối với dữ liệu của mình theo quy định của pháp luật và theo phạm vi cung cấp dịch vụ. Người dùng có các quyền sau:

Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline): Người dùng là đơn vị trực tiếp quản lý và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống của mình. Do đó, Người dùng có toàn quyền truy cập, sao lưu, xuất và quản lý dữ liệu. Chúng tôi không lưu giữ dữ liệu vận hành của Người dùng trong điều kiện sử dụng thông thường.
Đối với TivaCloud (Cloud): Người dùng có quyền yêu cầu Chúng tôi hỗ trợ truy cập, xuất dữ liệu, chỉnh sửa hoặc xử lý dữ liệu trong phạm vi dịch vụ cung cấp và phù hợp với quy định của pháp luật. Chúng tôi sẽ phối hợp thực hiện các yêu cầu hợp lệ trong thời gian hợp lý.

9. Thời gian lưu trữ dữ liệu

9.1. Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline)

Đối với Phần Mềm Vàng (phiên bản Offline), dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị hoặc hạ tầng do Người dùng quản lý.

9.2. Đối với TivaCloud (Cloud)

Đối với dịch vụ TivaCloud, dữ liệu của Người dùng được lưu trữ trong suốt thời gian Người dùng sử dụng dịch vụ nhằm bảo đảm việc cung cấp và vận hành dịch vụ theo thỏa thuận giữa các bên.

Sau khi Người dùng chấm dứt sử dụng dịch vụ:

Dữ liệu có thể tiếp tục được lưu giữ trong thời gian tối đa 30 ngày nhằm hỗ trợ Người dùng khôi phục dịch vụ (nếu có yêu cầu), hoàn tất các thủ tục liên quan hoặc xử lý các nghĩa vụ phát sinh giữa các bên.
Hết thời hạn nêu trên, Chúng tôi có quyền xóa hoặc ẩn danh dữ liệu theo quy trình quản lý dữ liệu nội bộ, trừ trường hợp:
- Người dùng có yêu cầu hoặc thỏa thuận khác bằng văn bản;
- Pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ;
- Việc lưu giữ là cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên theo quy định của pháp luật.

Sau khi dữ liệu được xóa theo quy trình quản lý dữ liệu của Chúng tôi, dữ liệu có thể không còn khả năng khôi phục.

10. Cam kết bảo vệ lợi ích Người dùng

Chúng tôi không xem dữ liệu kinh doanh của Người dùng là tài sản của Chúng tôi. Quyền sở hữu và quyền kiểm soát dữ liệu luôn thuộc về Người dùng theo quy định của pháp luật và các thỏa thuận giữa các bên.

Chúng tôi hiểu rằng dữ liệu kinh doanh, dữ liệu khách hàng và các thông tin phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm là tài sản quan trọng của Người dùng. Vì vậy, Chúng tôi cam kết:

Không sử dụng dữ liệu của Người dùng để cạnh tranh trực tiếp hoặc gián tiếp với hoạt động kinh doanh của Người dùng.
Không khai thác, phân tích hoặc sử dụng dữ liệu riêng lẻ của Người dùng cho bất kỳ mục đích thương mại, tiếp thị hoặc mục đích nào khác ngoài việc cung cấp, vận hành và hỗ trợ dịch vụ theo thỏa thuận.
Không bán, chuyển giao, trao đổi hoặc tiết lộ dữ liệu của Người dùng cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ trường hợp có sự đồng ý của Người dùng hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Chỉ những cá nhân được Chúng tôi phân công và có thẩm quyền mới được phép tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu của Người dùng khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi hoặc hủy hoại trái phép.

Các cam kết nêu trên được áp dụng đối với toàn bộ dữ liệu mà Chúng tôi xử lý trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ và tiếp tục có hiệu lực ngay cả khi Người dùng chấm dứt việc sử dụng dịch vụ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc Người dùng có yêu cầu xử lý dữ liệu theo quy định hiện hành.

11. Cập nhật chính sách

Chính sách bảo mật này có thể được điều chỉnh theo thời gian nhằm phù hợp với quy định pháp luật và thực tế vận hành.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng tải.

Việc Người dùng tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi có cập nhật được xem là đã chấp thuận nội dung điều chỉnh.

Chính sách này được áp dụng đồng thời với Điều khoản sử dụng dịch vụ.

12. Thông tin liên hệ

Mọi thông tin xin liên hệ:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM VÀNG

Văn phòng: 436A/139 Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh
Chi nhánh: 106 Nghĩa Thục, Phường An Đông, TP. Hồ Chí Minh
Tổng đài: 1900 6037
Email: lienhe@phanmemvang.com.vn